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La planificación de recursos empresariales (ERP) se refiere al software que automatiza los procesos comerciales, desde la cadena de suministro hasta la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y, con mayor frecuencia, los sistemas financieros.
Los ERP permiten a las organizaciones crear una única fuente de información para sus datos y conectar entre sí las API no relacionadas para crear un sistema empresarial más amplio y cohesionado.
Esto suele denominarse integración de ERP y consiste en la capacidad de unificar en tiempo real los datos de todos los sistemas. De ese modo, los datos e convierten en información procesable que puede aprovecharse plenamente para mejorar los procesos, satisfacer las necesidades empresariales y mejorar la experiencia de los clientes.
Esto se observa a menudo en los sistemas financieros integrados y, en un estudio al respecto, el 89 % de los encuestados señaló la contabilidad como la función de ERP más determinante. En ellos, el software automatiza las tareas contables más habituales y crea pronósticos financieros mejores, más precisos y optimizados.
¿Por qué es importante la integración de ERP?
El software de ERP permite tener una visión global de las aplicaciones de la empresa y ofrece información en tiempo real sobre el rendimiento y la calidad de los datos. Asimismo, permite a las empresas agrupar los sistemas heredados, que pueden ser o no ser compatibles con las nuevas aplicaciones, bajo un mismo paraguas y con una única fuente de datos.
Datos centralizados
Los datos solo son útiles si pueden convertirse en algo tangible. Para ello, las empresas pueden recopilar todos los datos necesarios en una plataforma centralizada. La alternativa son fuentes de datos aisladas que existen en el vacío y de las que es difícil extraer información útil.
Una solución ERP agrupa los distintos datos y hace posible su análisis empresarial, así como la extracción la información relevante.
Automatización de procesos
La automatización va en aumento en todos los ámbitos empresariales, y los ERP no son una excepción. La automatización de la transferencia de datos te permite crear sistemas que funcionan las 24 horas del día y evitan los errores humanos.
Desde el procesamiento de los pedidos hasta la actualización automática de la disponibilidad de los artículos, la automatización mejora los flujos de trabajo y aumenta la capacidad de respuesta de las empresas a las necesidades de los clientes.
Experiencia del cliente personalizada
La experiencia de compra personalizada se ha convertido en algo habitual. Se trata de algo que los clientes esperan encontrar, de modo que el 75 % de los directores de sistemas de información procuran atraer la atención de los compradores en tiempo real con contenidos adaptados a ellos y a sus necesidades.
Esto es aplicable a todos los canales, ya que cada vez más estas experiencias omnicanal se están convirtiendo en la norma para la mayoría de los clientes.
Reducción de los errores humanos
Los humanos cometemos errores. Incluso el trabajador más eficiente se equivocará en algún momento. Las integraciones de ERP plenamente automatizadas eliminan los procesos manuales y garantizan que los datos sean precisos y fiables.
Los informes tienen un alto grado de fiabilidad y permiten liberar a los trabajadores para que, en lugar de realizar tareas rutinarias, dediquen su tiempo a actividades más productivas y con mayor repercusión para el negocio. Aspectos como la gestión del inventario pueden llevarse a cabo de forma automatizada y así garantizar que lo que está a la venta se encuentra realmente en el almacén.
Retos de la integración de ERP
Está claro que la integración de un sistema ERP no es sencilla. Un proyecto bien planteado necesita una solución de integración de calidad que funcione según lo previsto.
Sin embargo, si no se tienen en cuenta los distintos sistemas y arquitecturas y cómo interactúan entre sí, el proceso de integración puede resultar un desastre. Microsoft, Oracle, Netsuite, Salesforce y SAP son los sistemas de software habituales a los que muchas empresas recurren, pero no siempre funcionan bien juntos.
La implementación puede superar fácilmente el presupuesto
A menudo, las integraciones de ERP tienen el problema de que no sabes con qué dificultades te vas a encontrar hasta que es demasiado tarde. Reunir varios sistemas inconexos en una integración de software puede tener consecuencias inesperadas y, por consiguiente, caras. Ni siquiera con la integración más cuidadosamente planificada se sabrá realmente si funciona hasta el momento de darle al interruptor de encendido por primera vez.
Puede ser extremadamente complicado
No se debe subestimar la complejidad de integrar sistemas nuevos y heredados, cada uno con su propia arquitectura. Cada aplicación tiene sus propias necesidades, que pueden no ser compatibles con otras aplicaciones. Todo ello hace que una integración de ERP sea un importante reto de ingeniería.
Los patrones de integración de ERP más comunes
Si bien no hay dos integraciones de ERP iguales, hay algunas características generales que suelen repetirse. Nos referimos a secuencias o pasos comunes a todas ellas que ayudan a resolver problemas de integración de ERP y que puedes utilizar como guía general cuando te enfrentes a una integración.
Migración de una integración de ERP
En la migración de una integración de ERP, se toman los datos de un sistema y se trasladan a otro en un momento concreto en el tiempo. Un patrón de migración permite a los desarrolladores construir servicios de migración automatizados que crean funcionalidades compartidas.
El patrón de transmisión
El patrón de transmisión agiliza el movimiento de la información desde un único módulo a múltiples sistemas en tiempo real y de forma continua. Los datos circulan solo en una dirección en una relación de «uno a varios».
Una fuente única actualiza los datos periódicamente y los transfiere de inmediato. Esta suele ser la manera de funcionar en entornos de venta omnicanal, en los que cualquier modificación, como, por ejemplo, un cambio de precio, se envía inmediatamente a los distintos canales de venta.
El patrón de agregación
El patrón de agregación es lo contrario del patrón de transmisión. En este caso, un sistema reúne los datos de varios sistemas en un único lugar. La agregación acaba con la necesidad de ejecutar varias migraciones de forma periódica y elimina las dudas sobre la exactitud y la sincronización de los datos. Es la manera más sencilla de extraer y procesar datos de varios sistemas en una sola aplicación o informe y garantiza que los datos sean precisos, no replicados y maleables.
El patrón de sincronización bidireccional
De este modo se unifica la integración de datos en múltiples sistemas y se constituye como un único sistema, al tiempo que se tiene en cuenta la existencia de diferentes conjuntos de datos. Esto resulta muy útil cuando distintos sistemas deben realizar tareas diferentes utilizando los mismos datos.
La sincronización bidireccional permite utilizar ambos sistemas y proporciona una visión unificada de la información en tiempo real en todos los sistemas.
El patrón de correlación
Los patrones de correlación y sincronización bidireccional tienen muchas cosas en común, pero los de correlación distinguen las interacciones entre conjuntos de datos y los sincronizan cuando aparecen en dos sistemas objetivo.
Métodos de integración de ERP
Las integraciones de ERP son previsiblemente impredecibles. Ningún sistema empresarial es igual a otro, ya que suelen ser una mezcla de sistemas heredados y plataformas SaaS en centros de datos físicos y en la nube, tanto en la pública como en la privada. Las plataformas ERP suelen incorporar sus propias integraciones, pero estas rara vez tienen en cuenta todos los sistemas que deben incluirse.
Así pues, las empresas deben preocuparse de adoptar el método de integración más adecuado para ellas.
Plataforma de integración como servicio (IPaaS)
Se trata de una integración basada en la nube que es flexible, económica y está diseñada específicamente para conectar plataformas ERP con sistemas SaaS. Al recurrir a la nube, las empresas están mejor preparadas para escalar en el momento en que lo necesiten y las aplicaciones se sincronizan más rápidamente que con otros métodos.
Integración punto a punto
Este método conecta los sistemas directamente entre sí. Es muy eficaz para integraciones sencillas en las que solo intervienen dos plataformas, aunque esto es cada vez menos habitual en las integraciones modernas.
Bus de servicio empresarial (ESB).
Los ESB suelen utilizarse en entornos locales. En este caso, los datos se transfieren al bus, se traducen al formato adecuado y se envían a donde corresponda, lo que lo convierte en un centro de comunicaciones. Los ESB son perfectos para la arquitectura en local, pero plantean muchos problemas con las integraciones basadas en la nube.
Prácticas recomendadas para la integración de ERP
Si bien no hay dos integraciones de ERP idénticas, hay algunas pautas generales que deben seguirse para mantener los proyectos dentro del plazo y del presupuesto.
Haz que las principales partes interesadas se impliquen desde el primer momento y que lo hagan frecuentemente
Las integraciones de ERP afectan a toda la empresa y es importante comprender las necesidades de las partes interesadas en las primeras fases del proceso. La comunicación y la transparencia son fundamentales para mantener a las partes interesadas implicadas e informadas sobre lo que supondrá en su día a día la integración de un ERP. Desde el personal administrativo hasta los trabajadores de cara al cliente, todos deben participar en el proceso de toma de decisiones.
Prepara un plan de integración claro
Las integraciones de ERP son complejas y no deben subestimarse. Las integraciones de ERP precisan de una planificación y una gestión del proyecto significativas. Tu estrategia de integración debe ser capaz de responder adecuadamente a por qué vale la pena acometer el proyecto y por qué el beneficio a largo plazo compensa los inconvenientes a corto plazo.
Un buen plan es aquel que espera los mejores resultados, pero está preparado para afrontar las mayores dificultades, con planes de contingencia para saber qué hacer si lo que se ha previsto sobre el papel no funciona necesariamente en la práctica.
Depura los datos antes de la integración
Tu ERP es tan bueno como los datos que incluye. Antes de empezar con la integración, conviene hacer una verificación de los datos a introducir, teniendo en cuenta la integridad y la duplicación. La mala noticia es que para ello se necesita tiempo y recursos. La buena noticia es que probablemente no tendrás que volver a hacerlo en mucho tiempo.
La seguridad es fundamental
La seguridad se ha convertido en una prioridad a la hora de actualizar las infraestructuras informáticas, lo que incluye las integraciones de ERP. Cualquier plataforma de terceros debe incluir una seguridad sólida tanto para los datos en reposo como en movimiento, algo especialmente importante cuando se trabaja con los datos de los clientes. También debes proteger tus sistemas heredados, especialmente si contienen algún componente dirigido al cliente.
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Conclusiones finales
Integrar un ERP es casi una necesidad para los ecosistemas informáticos complejos, pero incluso los sistemas más sencillos deberían planteárselo seriamente. Hacerlo ahora no solo mejorará los servicios existentes, sino que preparará tu entorno informático para cuando surjan nuevas plataformas online.
Especialmente para las plataformas de comercio electrónico, la implantación de un ERP favorecerá a tus empleados, clientes y, en última instancia, a tu cuenta de resultados.